RYVO

Gestion de cabinet pour les cabinets juridiques canadiens

Bâti autour du grand livre du fidéicommis.

Dossiers, temps, facturation et comptabilité en fidéicommis — bâti pour que le grand livre tienne le jour où l’on demande à le voir.

Où ça tourne
Offert aux cabinets partout au Canada. Hébergé dans des régions canadiennes.
Profils de fidéicommis
Ontario (LSO) et Québec (Barreau), tranchés par compte en fidéicommis plutôt que par cabinet.
Langues
Anglais et français partout — formats d’argent et de date, pas seulement les libellés.
Un cabinet détient deux sortes d’argent. Les confondre est une faute professionnelle, pas un bogue.

L’argent d’exploitation est celui du cabinet. L’argent en fidéicommis est celui du client. Chaque liste, chaque solde, chaque formulaire et chaque reçu doit rendre impossible de se tromper.

Deux feuilles de papier ligné de grand livre, côte à côte, séparées par un écart d’ombre net.

Le traitement

L’argent en fidéicommis ne s’appuie jamais sur la couleur.

Un liseré double, une trame hachurée et la mention TRUST · FIDUCIE, partout où il apparaît. Trois signaux, pour que la distinction survive à une photocopie.

Beaulieu v. NadeauHonoraires facturés · facture 2026-0418
$4,120.00
Exploitation
Beaulieu v. NadeauProvision détenue pour le client Trust · Fiducie
$12,500.00
Fiducie

Le gris n’est pas ici un rattrapage d’accessibilité. C’est l’épreuve pour laquelle le traitement a été conçu — il doit tenir d’un bout de bureau, sur un imprimé, et pour un lecteur daltonien.

Le solde d’un client ne peut pas passer au négatif.

Pas par compte regroupé — par client, par dossier. La règle vit dans le grand livre lui-même : ce n’est pas un avertissement que l’on peut fermer, un réglage que l’on peut couper, ni un contrôle qu’un changement futur pourrait contourner en silence.

La règle, telle que le grand livre la tient

Le solde en fidéicommis d’un dossier ne peut jamais passer sous zéro. Un retrait qui le briserait est refusé avant d’être écrit.

Tenu par dossier plutôt que par client, plus strict que le règlement : si chaque dossier est entier, chaque client l’est. Deux décaissements levés au même instant sont tranchés dans l’ordre plutôt que contre le même chiffre périmé, pour que le second voie le premier.

Les virements électroniques en fidéicommis exigent deux personnes.

Réquisition, autorisation, exécution. La personne qui autorise ne peut jamais être celle qui a requis — le grand livre refuse net, plutôt que de s’en remettre à une politique.

  1. Réquisition

    Quelqu’un lève le virement : le client, le dossier, le montant, le motif et une échéance.

  2. Autorisation

    Une deuxième personne l’autorise. Si les deux sont la même personne, ça n’avance pas.

  3. Exécution

    Ce n’est qu’alors que l’argent bouge, et le dossier garde qui a fait chacun des trois actes.

en attenteautoriséexécutéannulééchu

Exigé par le règlement 9 du Barreau de l’Ontario, art. 12.

Jours restants dans la fenêtre actuelle de 25 jours de rapprochement
—
jours

Le rapprochement est une échéance légale.

Le rapprochement du fidéicommis est dû dans les 25 jours de la fin du mois, et ne peut se clore tant qu’une différence inexpliquée demeure. RYVO compte les jours.

à tempsbientôt dûen retard

Le cadran tourne sur votre propre horloge contre la vraie règle — c’est l’échéance, pas les données d’un cabinet.

Ensuite, il faut que ce soit plus vite que de le maudire.

Dix à trente écritures de temps par jour, et chacune d’elles ressassée. Toute la question de conception est de savoir combien de secondes chacune a le droit de coûter.

La saisie manuelle est faite pour un avocat qui tape six écritures de suite à dix-sept heures sans toucher à la souris.

Personne n’inscrit le temps pendant que le travail se fait.

Il y a donc deux entrées, et elles sont faites pour s’accorder. Un chronomètre, pour le travail dans lequel vous êtes. Une grille, pour la journée que vous reconstruisez de mémoire à dix-sept heures.

Plusieurs à la fois, et encore là demain

Démarrez un chronomètre de n’importe où sans quitter la page. Faites-en tourner autant que la journée l’exige, parce que les interruptions ne font pas la file. La pause met le temps de côté au lieu de le recommencer, et fermer l’onglet n’arrête pas l’horloge — ils comptent encore à votre retour.

Un chronomètre appartient au jour où il a commencé

Un chronomètre laissé tourner après minuit s’inscrit sur le matin où il a commencé, pas sur les petites heures où on l’a arrêté. La date est frappée une fois, au départ, et n’est jamais recalculée ensuite.

Il rend le temps plutôt que de le perdre

Arrêté sous la minute, il n’inscrit rien au lieu d’inventer une minute. Sans dossier nommé, il le dit au lieu de disparaître. Chaque raison pour laquelle un chronomètre ne peut devenir une écriture est mise à l’écran : un bouton d’arrêt qui laisse tomber vingt minutes d’un après-midi est l’échec que personne ne voit avant que la facture parte trop courte.

Et la même heure ne peut pas être facturée deux fois

Si du temps est déjà à l’horloge pour ce dossier ce jour-là, la grille le dit avant d’enregistrer. Quand une date sort des deux semaines que l’écran tient, elle dit que le contrôle n’a pas tourné — plutôt que de laisser le silence faire croire qu’il a passé.

Grille de rattrapageClavier d’abord
La forme de la grille de rattrapage : ses colonnes, un chronomètre en cours montré dans la rangée, et les trois façons de taper une durée.
DateDossierDescriptionDuréeFacturableValeur
lun. Chronomètre en cours 0:41
lun. 1.2
lun. 1:12
mar. 72m
Tab déplace Entrée ajoute une rangée ⌥↑ copie la rangée du dessus 1.2 · 1:12 · 72m

Les chronomètres en cours apparaissent dans la grille, marqués, pour que l’heure déjà à l’horloge ne soit pas ressaisie dessous. Une durée se lit comme un avocat la tape. Un budget d’heures sur le dossier avertit ; il ne refuse pas.

Un tarif qui apparaît sans son raisonnement est un litige en attente.

Six niveaux, le plus haut d’abord. Le produit les parcourt et s’arrête au premier qui a une valeur. Chaque niveau reste à l’écran, y compris les vides — les cacher ferait passer la liste pour la réponse plutôt que pour le raisonnement.

D’où vient ce tarifAppuyez sur une rangée pour le poser ou le retirer

L’emporteTarif du dossier

La forme du parcours, pas les chiffres d’un cabinet. Pas de montants, parce que le litige n’est jamais le chiffre apparu — c’est le niveau qui l’a produit.

Zéro reste un honoraire

Des honoraires forfaitaires de zéro sont fixés. Ils ne tombent pas au niveau suivant, parce que traiter zéro comme une absence facturerait un dossier qui devait être compris.

Un tarif tapé reste en place

Un tarif écrit sur l’écriture survit à un changement de dossier ou d’activité. Le remplacer en silence perdrait le chiffre que l’avocat visait, et la facture suivante porterait un nombre que personne n’a choisi.

L’absence de tarif ne devient pas zéro

Si chaque niveau est vide, l’écriture n’a pas de tarif. Elle est refusée, pas complétée par défaut. Inventer un nombre pour que la rangée s’enregistre, c’est ainsi qu’une facture part au mauvais chiffre.

Le travail devient une facture, et la facture se ferme derrière.

Cochez le travail non facturé et il devient des factures — une par dossier, toute remise ôtée avant la taxe, parce que la taxe suit la charge. De là la facture traverse cinq états, et ce que vous pouvez encore changer se rétrécit à chacun.

01 brouillon 02 en attente d’approbation 03 approuvée 04 payée annulée, de n’importe où avant paiement
Ce qui reste modifiable, selon l’état.
Champ Brouillon En attente Approuvée Payée Annulée
Lignes modifiable modifiable fermé fermé fermé
Dates modifiable modifiable fermé fermé fermé
Remise modifiable modifiable fermé fermé fermé
Note sur la facture modifiable modifiable modifiable fermé fermé
Numéro de facture modifiable jusqu’à la première émission fermé fermé fermé fermé
Modifiable Modifiable jusqu’à la première émission Fermé

Là où un champ est fermé, l’écran nomme le seul geste qui le rouvrirait — retirer le paiement, retirer l’approbation, le ramener en brouillon — et ne nomme rien quand aucun geste ne le ferait. Une explication qui offre un remède qui ne marche pas est pire que pas d’explication.

Le numéro est fixé une fois

Une facture prend son numéro la première fois qu’elle quitte le brouillon, et le garde — même si elle y retourne et revient. C’est une pratique d’audit plutôt qu’une règle de la profession, et c’est ici par prudence, pas par la loi.

Le fidéicommis ne peut pas payer une facture que le client n’a pas vue

L’argent détenu pour un client n’acquitte les honoraires du cabinet qu’une fois la facturation livrée. Généré n’est pas livré ; approuvé n’est pas livré.

L’annulation se fait au dossier

L’annulation laisse la facture en place avec un tampon d’annulation, ramène son travail en non facturé, et ne réutilise pas le numéro. Retirer un paiement n’est que pour une erreur de saisie — aucun argent ne bouge, et ça reste au dossier marqué inversé. Une note de crédit inverse la facturation sans toucher à la facture d’origine.

Le rappel, c’est encore la facture

Les décalages sont sur le cabinet, ou sur le contact. Quand l’échéance est à ce nombre de jours, la même facture part avec un lien de portail d’un jour, frais. Un saut est consigné. Ça n’invente pas une deuxième lettre.

Six rapports, et pas un qui remplisse un blanc.

Des chiffres en direct pour le cabinet, sur la plage que vous choisissez. Une plage vide reste vide — rien n’est lissé, reporté ni estimé pour qu’une page ait l’air finie.

Créances, par âge

Ce qui est dû · à une date

Courant
1–30
31–60
61–90
Plus de 90

Les factures approuvées qui portent encore un solde, par jours de retard. Les devises restent séparées plutôt que converties à un taux que personne n’a convenu.

Émis, et encaissé

Revenu · sur une plage

Émis
Encaissé

Deux questions distinctes, tenues à part. Ce que le cabinet a facturé dans la période, et ce qui y est réellement arrivé — un seul chiffre de revenu les fond en silence.

La forme de chaque feuille, pas les chiffres d’un cabinet.

Qui produit

Productivité par personne : les minutes facturables inscrites, et combien de cela a réellement été facturé. La productivité des tâches est à côté. Un avocat qui ouvre le même rapport voit sa propre rangée et celle de personne d’autre — le resserrement se fait là où les chiffres sont lus, pas dans la page qui les affiche.

La vue du titulaire

À côté : le grand livre d’un client, le solde de chaque dossier, et les créances contre les revenus. La liste des rapports est bâtie selon le rôle, pour qu’un rapport que quelqu’un ne peut pas lancer ne soit pas à son écran à se faire demander.

Titulaire du cabinetles six
Comptableles six
Avocatles deux de production
Clercaucun

Chaque rapport sort en Excel ou en PDF, pour exactement la plage à l’écran.

Un modèle, un document, une signature, et l’enregistrement.

Le coffre tient le papier du cabinet — classé contre un dossier, le plus récent d’abord, chaque nom de fichier gardé tel que la personne qui l’a déposé l’a écrit.

Classement

Choisissez le dossier, puis déposez le fichier n’importe où sur la page. PDF, Word, texte ou image, jusqu’à 25 Mo. Un refus dit lequel a échoué et ne classe rien — un document à demi déposé n’est pas un document, et rien n’a jamais l’air classé quand il ne l’est pas.

Des modèles qui gardent leurs versions

Un fichier Word avec des champs de fusion, remplis depuis le dossier au moment où vous générez. Chaque modèle garde ses versions, pour qu’une révision du mandat le mois prochain ne change pas ce qu’un client a signé le mois dernier. Archiver un modèle cesse de le faire apparaître à la génération et ne supprime rien.

Refusé avant, pas après

La génération vérifie chaque champ d’abord et liste ce qu’elle ne peut remplir : un pour lequel ce dossier n’a aucune valeur, un qui n’est pas un champ du tout, et deux champs personnalisés qui partagent un nom — parce que rien ne peut dire lequel des deux vous visiez, et deviner mettrait le mauvais nom dans un mandat.

Le partage est une décision que quelqu’un prend

Un document dans le coffre n’est pas visible au client tant que quelqu’un ne l’a pas marqué visible. Il n’y a pas de défaut qui partage.

Le modèle

Un fichier Word portant {{client.display_name}} {{matter.display_number}} et les champs propres à votre cabinet. Ajoutez {{signature}} et le document produit porte une case de signature.

Le document

Généré contre un dossier et classé droit dans le coffre, chaque champ résolu avant qu’une seule page soit écrite.

La signature

Envoyé à un contact du dossier qui a une adresse courriel. Ils tapent leur nom ou le dessinent — ou déclinent, avec un motif qui revient au cabinet. Le lien vaut quatorze jours.

Signature · Signature

en attente de signatureouvertsignédéclinéexpiré

Le certificat

Le document tel qu’envoyé
empreinte
Le document tel que signé
empreinte
Quelle version du modèle
consigné
Envoyé, ouvert, signé
horodaté
L’adresse du signataire
non gardé
Le navigateur du signataire
non gardé

Deux empreintes de contenu sont toute la base de la prétention, et ni l’adresse ni le navigateur ne la renforcent. Les deux sont des renseignements personnels sur quelqu’un qui ne les a jamais offerts, donc ni l’un ni l’autre n’est gardé. Le certificat est celui du cabinet, et il faut une session pour le télécharger — le lien de signature ne peut pas le remettre.

Le client voit deux choses. Rien d’autre n’est de ce côté.

Pas de compte à créer, pas de mot de passe à réinitialiser, pas d’invitation à regarder autour. Un lien qui fonctionne une fois et dure un jour.

Ce que le client ouvre

Le portail

Factures en souffrance
Documents partagés avec eux

Les factures approuvées qui portent encore un solde — émise, échéance, total, dû, et la facture elle-même — et les documents que quelqu’un au cabinet a marqués visibles.

Ce qui reste au cabinet

Jamais sur cette page

  • Le dossier
  • Les écritures de temps, et ce qu’elles disent
  • Le grand livre du fidéicommis
  • Les dossiers que personne n’a partagés
  • Tout autre client

Pas caché derrière un réglage que l’on pourrait couper. Ces lectures sont liées au seul client auquel le lien appartient, et il n’y a pas d’écran de ce côté qui demande autre chose.

Le lien est à usage unique et dure vingt-quatre heures ; en envoyer un nouveau annule le dernier. Une session laissée seule se ferme après douze. Payer la facture depuis cette page est encore à venir — aujourd’hui le portail montre ce qui est dû et remet la facture.

Tout tient au dossier.

Le temps, le fidéicommis, les documents, le calendrier et les tâches ne sont pas cinq produits. Ce sont cinq vues d’un même dossier, pour qu’un solde et une échéance ne soient jamais dans deux outils différents.

Trust · Fiducie Détenu sur ce dossier, pas dans un total regroupé

Le dossier

Date d’ouverture, date de prescription, domaine de pratique, et une étape qui appartient à ce domaine. Le déplacer vers une étape d’un autre domaine, et le dossier refuse le déplacement.

Temps

Chaque écriture, chronomètre et tarif sur ce dossier. Le travail facturé y reste, lisible, et ne peut être modifié.

Calendrier

Des événements liés au dossier, avec récurrence. Une modification demande cette occurrence ou toute la série. Les jours fériés du cabinet sont à côté.

Tâches

Des listes qui appartiennent au dossier, pas un tableau personnel qui oublie pour quel dossier elles étaient.

Contacts

Sur le dossier. Un client, un confrère, un tribunal — les gens dont le dossier a besoin, pas un carnet d’adresses à part.

Documents

Le coffre de ce dossier : modèles, le dossier, la signature, le certificat.

Pistes

Avant d’être un dossier, c’est une piste. Le même livre, un pas plus tôt.

Tout ce qu’il y a

Toute la journée, pas un module.

Un cabinet tourne sur un livre, pas sept outils qui en tiennent chacun un morceau. Voici l’index de ce livre.

01

Le dossier

  • Dossiers et étapes
  • Contacts
  • Calendrier, avec récurrence et jours fériés
  • Tâches et listes de tâches
  • Pistes
  • Un coffre de documents
  • Modèles avec champs de fusion
  • Signature électronique
02

Argent et fidéicommis

  • Chronomètres et grille de rattrapage
  • Résolution de tarif à six niveaux
  • Travail non facturé
  • Factures, paiements et notes de crédit
  • Grands livres du fidéicommis, par client
  • Décaissements
  • Virements électroniques
  • Rapprochement mensuel
03

Cabinet et client

  • Un portail client
  • Six rapports en direct
  • Un journal d’audit immuable
  • Accès selon le rôle
  • Anglais et français, partout
  • Profils Ontario et Québec
  • Les sessions se ferment après trente minutes d’inactivité
  • Hébergé dans des régions canadiennes
Les entrées marquées portent le traitement du fidéicommis partout.

La suite du registre

Les prochains chapitres du même registre.

Ces capacités prolongent les registres que RYVO tient déjà. Chacune constitue un travail planifié, présenté ici avant sa mise en service.

Paiements

La facture devrait pouvoir terminer le travail.

Le solde dû et le moyen de le régler appartiennent au même endroit.

Payer depuis la facture

Le client règle le solde depuis la page où il a consulté la facture. Le paiement y est lié dès le départ, et non rapproché après coup comme dépôt non identifié.

Le paiement ne réécrit pas la facture

La facture demeure intacte. Le paiement consigne ce qui a été reçu, sa date et le solde restant; un paiement partiel laisse le reliquat dû.

Les fonds restent distincts

Le paiement d’une facture va au cabinet. Il ne devient pas un fonds en fidéicommis parce que le même client y détient aussi des sommes.

Le traitement des paiements par carte n’est pas disponible actuellement.

Calendrier

Le calendrier du dossier ne devrait pas exiger un second calendrier pour s’en souvenir.

Les audiences, réunions, prescriptions et tâches peuvent apparaître là où l’équipe consulte déjà sa journée.

RYVO demeure le registre

L’événement appartient à son dossier. La synchronisation l’envoie vers l’extérieur sans imposer une double saisie.

Google d’abord. Microsoft ensuite.

La première connexion visera Google Agenda, puis Microsoft 365, avec un objectif étroit : supprimer la double saisie sans créer deux registres concurrents.

Transmettre chaque changement

Les changements de date, annulations et modifications d’événements récurrents doivent remplacer l’ancienne information plutôt que la laisser paraître valide.

La synchronisation avec des calendriers externes n’est pas disponible actuellement.

Communications

La conversation appartient elle aussi au dossier.

Le courriel et le téléphone ne devraient pas retenir la moitié de l’histoire hors du dossier.

Une adresse pour le cabinet

Une voie de courriel entrant permet à la correspondance de rejoindre le registre plutôt que de vivre seulement dans une boîte personnelle.

Les messages au dossier

Le courriel peut être associé au dossier pertinent avec ses contacts, tâches et documents, puis retrouvé depuis ce dossier.

Des SMS sans perdre le fil

Les textos aux clients feront partie du même historique; le registre ne disparaît pas parce que l’échange utilise un numéro plutôt qu’une adresse courriel.

Le courriel entrant et les SMS ne sont pas disponibles actuellement.

Contrôles fiduciaires

Deux personnes approuvent le transfert. La personne qui l’exécute devrait encore prouver son identité.

Un second facteur ajoute un contrôle lorsque l’instruction autorisée devient un décaissement réel.

Deux questions distinctes

La double autorisation confirme l’accord de deux personnes. Le second facteur confirme l’identité de la personne qui agit. L’un ne remplace pas l’autre.

La friction là où l’argent bouge

Le contrôle supplémentaire intervient immédiatement avant le décaissement en fidéicommis, où l’interruption en vaut la peine.

L’événement demeure au registre

Demande, autorisation et exécution restent des actes distincts. L’authentification protège l’exécution sans effacer cette chaîne.

La vérification à second facteur des décaissements n’est pas disponible actuellement.

Admission

Avant de devenir un dossier, la demande devrait déjà avoir un registre.

Le formulaire Web, l’appel ou la recommandation obtient un point de départ structuré avant l’ouverture du dossier.

Un formulaire sans compte

Le client éventuel répond aux questions choisies par le cabinet sans devenir d’abord utilisateur. La réponse entre comme information structurée.

Un pipeline avant le dossier

La demande conserve personnes, objet, notes et suivi pendant que le cabinet décide de l’accepter.

Accepter sans tout ressaisir

Les renseignements déjà recueillis deviennent le début du dossier; ouvrir le mandat ne signifie pas retaper le client et les mêmes faits.

Les formulaires publics et le pipeline d’admission ne sont pas disponibles actuellement.

Facturation électronique

Certains clients ne veulent pas une facture. Ils la veulent dans leur langage.

RYVO produira le fichier LEDES depuis la facturation déjà inscrite au dossier.

L’exportation vient de la facture

Temps, taux, personnes, activités et frais ne sont pas reconstruits dans un tableur; ils proviennent de la facture approuvée.

Un seul registre financier

Le fichier LEDES est une autre représentation de la facture, pas un autre endroit où les montants peuvent diverger.

Refuser ce qui manque

Un échec explicite vaut mieux qu’un fichier valide contenant des données inventées. RYVO indiquera ce qui doit être corrigé.

L’exportation LEDES n’est pas disponible actuellement.

Comptes clients

Un solde en souffrance ne devrait pas exiger un tableur à côté.

Les intérêts ou frais permis seront calculés selon les règles configurées par le cabinet.

La règle avant les frais

Le cabinet définit l’application, puis le système utilise cette règle de façon constante au lieu d’imposer un calcul manuel.

Montrer le raisonnement

L’historique distingue la facture initiale des frais subséquents et montre les dates ainsi que la base du calcul.

Rien de rétroactif par accident

Modifier la règle plus tard ne réécrit pas les frais déjà appliqués. Le registre historique demeure le registre.

Les intérêts et frais de retard ne sont pas disponibles actuellement.

Rapports

Le septième rapport ne devrait pas exiger un développeur.

Les six rapports intégrés ne peuvent prévoir chaque question propre à un cabinet. Le générateur sert à la suivante.

Un jeu de données nommé

Le rapport part d’un ensemble défini de données RYVO; champs, sens et relations restent contrôlés par le produit.

Choisir et enregistrer la vue

Sélectionner champs, filtres, regroupements, dates et ordre, puis nommer la vue pour ne pas la reconstruire le mois suivant.

L’accès suit la personne

Le rapport ne contourne pas les permissions. Il traite seulement les renseignements que le rôle peut déjà lire et les exporte en Excel ou PDF.

Le générateur de rapports personnalisés n’est pas disponible actuellement.

Identité

Un nom au dossier ne prouve pas qui se trouve derrière.

L’identification et la vérification feront partie du registre du client et du dossier, plutôt que d’une liste séparée.

Des contrôles différents

Une personne et une société n’établissent pas leur identité de la même façon. RYVO recueillera les renseignements propres au sujet vérifié.

Le résultat auprès du client

La vérification est rattachée à la personne ou l’organisation et consultable depuis les dossiers concernés, avec son statut et sa date.

Conserver les preuves délibérément

L’accès reste contrôlé et audité. Une vérification non concluante ou échouée demeure visible comme telle, sans coche verte inventée.

La vérification d’identité n’est pas disponible actuellement.

Pour qui c’est

Quatre personnes, un livre.

Un cabinet de deux ou un cabinet de cinquante. L’avocat et le comptable veulent des choses opposées du même écran, et les moyenner donne quelque chose de médiocre pour les deux — alors ils sont conçus chacun de leur côté.

01

L’avocat

Ouvre le dossier, inscrit le temps, travaille le fichier. La surface la plus fréquentée du produit est celle qui leur coûte le moins de secondes.

Temps · dossiers · documents · calendrier

02

Le clerc

Fait avancer le dossier — contacts, tâches, échéances, documents qui sortent et signatures qui reviennent.

Tâches · contacts · modèles · signature

03

Le comptable

Porte le risque réglementaire. Facture, rapproche, et répond du compte en fidéicommis quand on le demande.

Facturation · fidéicommis · rapprochement · rapports

04

Le titulaire

Veut le chiffre, pas le tableur. Réalisation, créances, et qui produit.

Rapports · tableau de bord · créances

Voyez-le contre vos livres.

Une présentation avec votre propre structure de fidéicommis, vos compétences et votre mois de rapprochement. Trente minutes, avec quelqu’un qui a lu les règles.

Aucun compte requis. Pas une licence par utilisateur — une présentation contre vos livres, voilà par où ça commence.